Salo Gaming Expo on Turun Ammattikorkeakoulun Salon kampuksen BA-opiskelijoiden ja Salon Seudun Elinkeinomessut ry:n järjestämä verkkopeli- ja pelimessutapahtuma. Tapahtumassa kävijät kokoontuvat viikonlopuksi pelaamaan tietokoneilla, konsoleilla ja lautapeleillä sekä tutustumaan pelikulttuuriin Salohallissa. Tapahtumassa järjestetään erilaisia peliaiheisia kilpailuja ja pieniä turnauksia, joissa jaetaan maineen ja kunnian lisäksi myös tuotepalkintoja. Salo Gaming Expossa tärkeintä on viihtyvyys, sujuvuus ja yhteisöllisyys.
SaloGamingExpo -19
Vuoden 2019 Salo Gaming Expo-pelitapahtuma järjestettiin onnistuneesti marraskuisena viikonloppuna Salon Salo Hallissa, jolloin tapahtuma keräsi ennätysmäärän pelaajakuntaa saman katon alle. Alkuvuodesta toteuttamamme tiimipöytien lanseeraus, yhdessä oikein kohdennetun mainonnan kanssa, tuotti tulosta. Tapahtuma tuotti itsessään 74% enemmän verrattuna vuonna 2018 järjestettyyn tapahtumaan. Tapahtuman kannattavuuden parantumisen takana on selkeä, suoralinjainen vaikuttaja, pelaajat itse.
Pelitapahtumaan saapui lähes 100 pelaajaa enemmän, kuin aikaisempana tapahtumavuotena. Salo Gaming Expo on siis edelleen kasvava ja laajeneva konsepti Salon tapahtumakalenterissa, jolle sen järjestäjät ja rahoittajat toivovat edelleen jatkoa.
Kesän aikana toteutimme mainontaa sosiaalisen median kautta muistuttaaksemme asiakaskuntaamme tulevasta pelitapahtumasta. Kun koulutyö alkamisen ajankohta alkoi olla lähempänä, herättelimme toisiamme projektitiimin sisäisellä viestintäkanavalla.
Syyslukukauden alun vaiheilla halusimme varmistaa jo tiedossa olevat esilleasettelijat, sekä monipuolistaa niiden kirjoa tapahtumassa. Haimme näkemystä muunmuassa vastaavanlaisten pelitapahtumien sosiaalisen median kanavilta, sekä pohdimme e-urheiluun mahdollisesti liitännäisiä sidosryhmiä, joilla voisimme antaa lisäarvoa pelaajille, sekä tuoda heille jotain, mitä eivät välttämättä osaisi odottaa.
Salo Gaming Expossa vieraili yhteistyökumppanimme Rockstarin repertuaariin kuuluvia pelaajia. Näille pelaajille varattiin erillinen alue tapahtumassa, jossa heillä oli mahdollisuus suoratoistaa pelaamista sekä tunnelmia tapahtumasta seuraajilleen.
Tapahtuman lähestyessä olimme saaneet varmistettua jo useampaa, tärkeäksi pelikulttuurille tunnistamaamme yhteistyökumppania, joille halusimme taata näkyvyyttä tapahtumassamme. Tärkeimmäksi haluaisin nostaa energiajuomavalmistajan Rockstarin, jonka tuotteet varmasti suurin osa pelitapahtumaamme osallistuneista kävijöistä tunnistaa.
Rockstarin kanssa kuviot olivat jo aikaisempien vuosien takia suhteellisen selvät. Halusimme vuoden 2019 Gaming Expossa tuoda Rockstaria näkyviin enemmän, kuin aikaisempina vuosina, ja keskustelimme Rockstarin kanssa mahdollisesta myyntipisteestä, sekä heidän puolestaan mahdollisista promoottoreista, jotka olisivat suorittaneet myyntiä pelitapahtumassa messupäivän aikana, jolloin tapahtumaan oli vapaa pääsy kaikilla, jotka kokivat mielenkiintoa pelikulttuuria kohtaan.
Projektitiimillämme oli selkeä tavoite vuoden 2019 pelitapahtumaa koskien, joka oli tuottaa enemmän kuin aikaisemmin.
Tämä tieto takaraivossa pohdimme kuumeisesti myös oheistuotteiden myyntiä, sekä keinoja kerätä muualle valuva rahavirta tapahtuman aikana itsellemme. Kesän aikana julkaisimme Gamer-pelaajapaidan, joka oli osana Epic Autokoulun kanssa suoritettua maksettua mainontakampanjaa.
Halusimme myös antaa pelaajille vaihtoehdon ruokailumahdollisuuksien puolesta, ja harkitsimme pikaruokavaunun vuokraamista tapahtumaamme.
Tapahtumaa lähestyttäessä palaverissamme keskustelimme niiden kannattavuudesta uudestaan, ja tulimme siihen tulokseen, että kyseisten mahdollisuuksien pohjalta, meillä olisi liian suuri riski tehdä tappiota, ja se sitouttaisi liikaa jo valmiiksi pientä projektitiimiämme.a
Uudeksi vahvistukseksi messuille saimme myös mm. välipalapatukoita valmistavan Cornyn, jonka tuotteille tarjosimme näkyvyyttä yhdessä Rockstar-energiajuomavalikoiman kanssa Premium pelipaikan lunastaneille pelaajille.
Viime vuosina ongelmaksi Premium pelipaikkojen kanssa muodostui heikko myyntitulos. Premium pelipaikoilta saatu palaute käytiin läpi, ja kyseessä olevien pelipaikkojen ainoa positiiviseksi muodostunut asia oli ilmaisjakelutuotteet. Halusimme antaa pelaajille myös parempaa kokemusta, isompaa sitoutettua rahasummaa vastaan, jonka takia vuoden 2019 tapahtumassa pelaajille varattu alue suunniteltiin kokonaan uudestaan, ja Premium pelipaikkojen yleisviihtyvyyttä ja asettelua parannettiin suhteessa normaaleihin pelipaikkoihin. Yleisviihtyvyyttä parantavia asioita, joita muutimme aikaisempaan verraten olivat mm. leveämmät kulkuväylät, sekä tunnelmavalaistus välittömässä läheisyydessä, kuten myös mahdollisuus seurata striimiä valkokankaalta, poistumatta pelipaikaltaan.
Vuoden 2019 Salo Gaming Expossa Premium pelipaikat olivat loppuunmyytyjä.
Muutama viikko ennen pelitapahtumaa halusimme tarkistaa tapahtumassa järjestettävien online-turnausten onnistuvuuden ja sujuvuuden. Tapahtumassa järjestettiin Counter-Strike Global Offensive, Rainbow Six Siege sekä League of Legends turnaukset, joista osa turnauksista vaati omia peliservereitä, joihin ei ulkopuolisilla ollut pääsyä.
Servereiden toimivuuden takaamiseksi, ja nololta tilanteelta välttymiseksi, ensisijainen ratkaisumme oli vuokrata serverit muualta. Niiden hintapolitiikan ja käytännön toimimattomuuden takia päädyimme käyttämään projektitiimimme jäsenten henkilökohtaisia tietokoneita, jotka suoriutuivat koeturnauksista mallikkaasti, tuoden vapaita resursseja muualle.
Tapahtumaa järjestäessä tulee huomioida sen laillisuus. Pelitapahtuman kaltaista tapahtumaa järjestettäessä tulee vähintään kaksi viikkoa ennen ajankohtaa tehdä poliisille ilmoitus yleisötilaisuudesta, sekä viedä ilmoitus yhdessä pelastussuunnitelman kanssa paikalliselle paloasemalle.
Yleisötilaisuuden ilmoitusta varten saimme täytettäväksi monisivuisen ilmoituslomakkeen, jonka monimuotoisuus yllätti meidät. Ilmoituksen tuli sisältää tiedot lähestulkoon kaikista muutoksista, jotka toimme mukanamme Salo Halliin kyseisenä viikonloppuna. Tärkeimpänä ja eniten työtaakkaa lisäävänä tekijänä ilmoituksen kannalta koemme olevan soveltuvien valvontaa suorittavien henkilöiden, sekä ensiapuhenkilökunnan hankinnan, sekä erityisesti valvontahenkilökuntaa koskevat muodollisuudet, joista jokaisesta tuli toimittaa täydelliset henkilötiedot.
Paloasemalla vieraillessamme saimme tiedon että heiltä ei löydy pelastussuunnitelmaa kyseiselle tapahtumalle, johtuen jonkinasteisesta vastuun siirtymisestä Turun alueen palolaitokselle.
Jouduimme siis ottamaan yhteyttä Salo Halliin, ja pyytämään heiltä perusversion yleisötapahtumiin liittyvästä pelastussuunnitelmasta, jonka pohjalta saimme tehtyä pelastussuunitelman.
Toimitimme pelastussuunnitelman ja ilmoituksen erittäin tiukalla aikataululla, johtuen saamastamme tiedosta, että kyseessä ei olisi kuin vierailu paloasemalla ilmoitusluontoisissa merkeissä.
Kun tapahtumaan oli jäljellä noin kaksi viikkoa, vierailimme rahoittajamme Salon Elinkeinomessut RY:n toimitusjohtajan Jukka Alangon luona palaverissa. Keskustelimme läpi tapahtumaan liittyvät kulut, sekä näkemyksemme siitä, kuinka paljon tapahtuman tulisi tuottaa. Vielä kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, oli normaaleita pelipaikkoja vielä runsaasti jäljellä. Päätimme suunnata vapaana olevat resurssit mainontaan sosiaalisessa mediassa, promotoiden suoratoistopalveluiden välityksellä pelaavien pelaajien näkyvyyttä, sekä jaoimme julisteita ympäri Salon alueella vaikuttavien koulutuskeskusten ja ruokakauppojen ilmoitustauluja. Viime hetken mainonnan loppurutistus toi selkeän nousukäyrän normaaleiden pelipaikkojen myyntitilastossa.
Varsinaisessa tapahtumassa olimme itse vastuussa myös tapahtuman rakentamisesta. Päivää ennen tapahtumaa, ydintiimimme saapui paikalle loihtimaan Salo Gaming Expon tapahtuma-areenan, jossa varmistimme pohjakartan mukaisen asettelun pelipaikoille, esilleasettelijoiden ilmoituksen mukaiset rekvisiitat, sekä huolehdimme teknillisten asioiden toimivuudesta.
Tapahtuman ajaksi meille oli suunnitellut työvuorot, joiden ajatuksena oli keventää viime vuoteen verrattuja työrupeamia, ja varmistaakseen kaikkien crew-porukkaan kuuluvien jaksamisen läpi viikonlopun. Tapahtumassa kuitenkin kuten arvata saattaa, suunnitelmat menivät kokonaan kierrätykseen, ja teknillisistä asioista vastaavat saivat valvoa lähes kaksi vuorokautta putkeen.
Vaikka työmäärä ei vastannut puoliksikaan sitä, mitä se todellisuudessa oli, koemme sitä suurempaa ylpeyttä Salo Gaming Exposta, joka tuotti ennätyksiä niin rahallisesti, kuin laajuutensa puolesta aikaisempiin vuosiin verrattuna.
